Wszystko, co wiemy na temat przechowywania dokumentów w firmie!

W dzisiejszych czasach, niezależnie od tego czym dana firma się zajmuje generuje ogromne ilości dokumentacji. W dużej mierze są to dokumenty potrzebne do rozliczeń księgowych, a także dane personalne pracowników, oraz dowody sprzedaży, czy też dokumenty magazynowe. Aby móc korzystać z tych dokumentów, potwierdzeń i umów, musimy je archiwizować, czyli przechowywać. Gdzie najlepiej przetrzymywać dokumenty? oto kilka słów na ten temat.

Gdzie najczęściej przechowuje się dokumenty?

Najlepszym miejscem do przechowywania dokumentów w firmie zależy od rodzaju dokumentów oraz potrzeb firmy. Niemniej jednak, istnieją kilka powszechnie stosowanych sposobów przechowywania dokumentów:

• w szafie lub szafce biurowej – to jedno z najprostszych i najtańszych rozwiązań, ale może nie być najlepszym wyborem dla firm, które potrzebują przechowywać dużą ilość dokumentów,
• w szafie na dokumenty – to specjalnie zaprojektowane szafy z szufladami, które są przeznaczone do przechowywania dokumentów. Szafy te są często zamykane na klucz i mają różne rozmiary, co pozwala na przechowywanie różnych typów dokumentów,
• w systemie elektronicznym – to rozwiązanie umożliwia przechowywanie dokumentów w formie cyfrowej. System taki może być umieszczony na serwerze firmy lub w chmurze, co umożliwia łatwy dostęp do dokumentów z różnych urządzeń,
• w archiwum – większe firmy często korzystają z usług firm archiwizacyjnych, które zajmują się przechowywaniem dokumentów w bezpiecznym i kontrolowanym środowisku,
• w firmowej wirtualnej przestrzeni dyskowej – to rozwiązanie, które umożliwia przechowywanie dokumentów w chmurze. Firmy często korzystają z takich narzędzi, jak Google Drive, Dropbox czy OneDrive, aby zapewnić łatwy dostęp do dokumentów z różnych urządzeń i umożliwić współpracę na dokumentach w czasie rzeczywistym.

Należy pamiętać, że przechowywanie dokumentów powinno być zgodne z obowiązującymi przepisami prawa, a dokumenty powinny być przechowywane w bezpieczny sposób, aby zapobiec kradzieży lub zniszczeniu.

Jak długo trzeba przechowywać dokumenty w firmie?

Istnieją dokumenty, które należy przetrzymywać w określonych warunkach i w określonym czasie. Wszystko zależy od regulacji prawnych. Takie jak dokumenty księgowe, czy dotyczące podatku od nieruchomości, a także towarów i usług, należy przetrzymywać 5 lat. Dokumenty kadrowe natomiast, czyli takie jak akta osobowe pracowników, dokumenty związane z zatrudnieniem, wynagrodzeniami, świadczeniami socjalnymi powinny być przechowywane przez okres 50 lat od daty urodzenia pracownika. Umowy – umowy powinny być przechowywane przez okres 10 lat od dnia zakończenia realizacji umowy. Warto zwrócić uwagę, że powyższe okresy przechowywania dokumentów są jedynie przykładowe i mogą się różnić w zależności od rodzaju dokumentu oraz od obowiązujących przepisów prawa w danym kraju. W przypadku wątpliwości zawsze warto skonsultować się z doradcą podatkowym lub prawnym.

Czy istnieją firmy zajmujące się przechowywaniem dokumentów?

Istnieją firmy specjalizujące się w przechowywaniu dokumentów. Takie firmy nazywane są archiwami zewnętrznymi lub firmami zarządzającymi dokumentacją. Oferują one usługi przechowywania dokumentów, zarządzania nimi oraz archiwizacji. Wystarczy, że wyszukamy przechowywanie dokumentów Warszawa, a znajdziemy właśnie tego rodzaju usługi. Firmy te mogą przechowywać różnego rodzaju dokumenty, takie jak dokumenty księgowe, kadrowe, finansowe, medyczne, itp. Mogą także oferować usługi skanowania dokumentów oraz ich cyfrowej archiwizacji.