Wszystko, co wiemy na temat przechowywania dokumentów w firmie!

dokumenty

W dzisiejszych czasach, niezależnie od tego czym dana firma się zajmuje generuje ogromne ilości dokumentacji. W dużej mierze są to dokumenty potrzebne do rozliczeń księgowych, a także dane personalne pracowników, oraz dowody sprzedaży, czy też dokumenty magazynowe. Aby móc korzystać z tych dokumentów, potwierdzeń i umów, musimy je archiwizować, czyli przechowywać. Gdzie najlepiej przetrzymywać dokumenty? oto kilka słów na ten temat.

Gdzie najczęściej przechowuje się dokumenty?

Najlepszym miejscem do przechowywania dokumentów w firmie zależy od rodzaju dokumentów oraz potrzeb firmy. Niemniej jednak, istnieją kilka powszechnie stosowanych sposobów przechowywania dokumentów:

  • w szafie lub szafce biurowej – to jedno z najprostszych i najtańszych rozwiązań, ale może nie być najlepszym wyborem dla firm, które potrzebują przechowywać dużą ilość dokumentów,
  • w szafie na dokumenty – to specjalnie zaprojektowane szafy z szufladami, które są przeznaczone do przechowywania dokumentów. Szafy te są często zamykane na klucz i mają różne rozmiary, co pozwala na przechowywanie różnych typów dokumentów,
  • w systemie elektronicznym – to rozwiązanie umożliwia przechowywanie dokumentów w formie cyfrowej. System taki może być umieszczony na serwerze firmy lub w chmurze, co umożliwia łatwy dostęp do dokumentów z różnych urządzeń,
  • w archiwum – większe firmy często korzystają z usług firm archiwizacyjnych, które zajmują się przechowywaniem dokumentów w bezpiecznym i kontrolowanym środowisku,
  • w firmowej wirtualnej przestrzeni dyskowej – to rozwiązanie, które umożliwia przechowywanie dokumentów w chmurze. Firmy często korzystają z takich narzędzi, jak Google Drive, Dropbox czy OneDrive, aby zapewnić łatwy dostęp do dokumentów z różnych urządzeń i umożliwić współpracę na dokumentach w czasie rzeczywistym.

Należy pamiętać, że przechowywanie dokumentów powinno być zgodne z obowiązującymi przepisami prawa, a dokumenty powinny być przechowywane w bezpieczny sposób, aby zapobiec kradzieży lub zniszczeniu.

 

Jak długo trzeba przechowywać dokumenty w firmie?

Istnieją dokumenty, które należy przetrzymywać w określonych warunkach i w określonym czasie. Wszystko zależy od regulacji prawnych. Takie jak dokumenty księgowe, czy dotyczące podatku od nieruchomości, a także towarów i usług, należy przetrzymywać 5 lat. Dokumenty kadrowe natomiast, czyli takie jak akta osobowe pracowników, dokumenty związane z zatrudnieniem, wynagrodzeniami, świadczeniami socjalnymi powinny być przechowywane przez okres 50 lat od daty urodzenia pracownika. Umowy – umowy powinny być przechowywane przez okres 10 lat od dnia zakończenia realizacji umowy. Warto zwrócić uwagę, że powyższe okresy przechowywania dokumentów są jedynie przykładowe i mogą się różnić w zależności od rodzaju dokumentu oraz od obowiązujących przepisów prawa w danym kraju. W przypadku wątpliwości zawsze warto skonsultować się z doradcą podatkowym lub prawnym.

 

Czy istnieją firmy zajmujące się przechowywaniem dokumentów?

Istnieją firmy specjalizujące się w przechowywaniu dokumentów. Takie firmy nazywane są archiwami zewnętrznymi lub firmami zarządzającymi dokumentacją. Oferują one usługi przechowywania dokumentów, zarządzania nimi oraz archiwizacji. Wystarczy, że wyszukamy przechowywanie dokumentów Warszawa, a znajdziemy właśnie tego rodzaju usługi. Firmy te mogą przechowywać różnego rodzaju dokumenty, takie jak dokumenty księgowe, kadrowe, finansowe, medyczne, itp. Mogą także oferować usługi skanowania dokumentów oraz ich cyfrowej archiwizacji.

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *

dziewiętnaście − szesnaście =

© 2018-2023 Serwis ice.info.pl jest wyłącznie platformą informacyjno-rozrywkową. Nie służy jako poradnik medyczny i budowlany oraz nie ma na celu obrażanie osób trzecich. Wszystkie informacje zamieszczone na stronie nie zastępują indywidualnej wizyty i konsultacji z lekarzem lub specjalistom. Stosowanie treści zawartych na stronie ice.info.pl w praktyce powinno za każdym razem być konsultowane z lekarzem-specjalistą. Redakcja i wydawca portalu nie ponoszą odpowiedzialności ze stosowania porad zamieszczanych na stronie. |